„Excel“ skaičiuoklės yra nepakeičiama priemonė duomenų analizei ir valdymui. Tarp daugybės funkcijų, padedančių mums dirbti su dideliais duomenų kiekiais, ypač svarbios yra tos, kurios skirtos duomenų paieškai. Dažnai girdimi ir naudojami terminai yra „LOOKUP“ ir „VLOOKUP“. Nors abi šios funkcijos atlieka panašią užduotį – randa tam tikrą reikšmę duomenų masyve – jos veikia skirtingai ir turi savų privalumų bei trūkumų. Suprasti šiuos skirtumus yra labai svarbu, norint efektyviai ir tiksliai dirbti su „Excel“.
Svarbiausi skirtumai:
- VLOOKUP ieško tik pirmoje nurodyto diapazono stulpelyje ir grąžina reikšmę iš nurodyto stulpelio toje pačioje eilutėje.
- LOOKUP yra lankstesnė ir gali ieškoti tiek eilutėse, tiek stulpeliuose. Ji taip pat turi dvi formas: Vektoriaus ir Masyvo.
- VLOOKUP reikalauja, kad ieškoma reikšmė būtų kairiausiame stulpelyje, o LOOKUP to nereikalauja.
- VLOOKUP paprastai naudojama tikslesnei paieškai, o LOOKUP – apytikslei.
Šiame straipsnyje išsamiau panagrinėsime abi funkcijas, jų veikimo principus, pagrindinius skirtumus ir pateiksime praktinių patarimų, kada kurią funkciją verta rinktis. Supratus, kaip jos veikia, galėsite optimizuoti savo darbą ir greičiau rasti reikiamus duomenis.
Kas yra VLOOKUP funkcija?
„VLOOKUP“ (angl. Vertical Lookup, vertikali paieška) yra viena populiariausių ir dažniausiai naudojamų „Excel“ funkcijų, skirta ieškoti tam tikros reikšmės duomenų lentelės pirmajame stulpelyje ir grąžinti atitinkamą reikšmę iš nurodyto stulpelio toje pačioje eilutėje. Tai itin naudinga funkcija, kai reikia susieti duomenis iš skirtingų lentelių arba rasti konkrečią informaciją didelėje duomenų bazėje.
VLOOKUP funkcija turi keturis argumentus, kuriuos būtina nurodyti:
- Ieškoma_reikšmė (lookup_value): Reikšmė, kurios ieškote pirmajame lentelės stulpelyje.
- Lentelės_masyvas (table_array): Duomenų diapazonas, kuriame ieškote. Pirmasis šio diapazono stulpelis turi turėti ieškomą reikšmę.
- Stulpelio_indekso_numeris (col_index_num): Stulpelio numeris (skaičiuojant nuo kairės), iš kurio norite gauti grąžinamą reikšmę.
- Diapazono_paieška (range_lookup): Loginė reikšmė (TRUE arba FALSE). TRUE reiškia apytikslę paiešką (suras artimiausią reikšmę, jei tikslios nerado), FALSE – tikslią paiešką (suras tikslų atitikmenį, kitu atveju grąžins klaidą #N/A). Dažniausiai naudojama FALSE tiksliai paieškai.
Pagrindinis VLOOKUP privalumas yra jos paprastumas ir efektyvumas, kai duomenys yra tvarkingai išdėstyti stulpeliuose. Tačiau ji turi ir apribojimų, pavyzdžiui, negali ieškoti reikšmių dešinėje nuo ieškomosios reikšmės stulpelio.
Kas yra LOOKUP funkcija?
„LOOKUP“ funkcija „Excel“ yra lankstesnė ir senesnė paieškos funkcija, kuri, skirtingai nei VLOOKUP, gali ieškoti tiek stulpeliuose, tiek eilutėse. Ji turi dvi pagrindines formas:
Vektoriaus LOOKUP (Vector Lookup)
Ši forma ieško reikšmės viename eilutės ar stulpelio diapazone (vadinamame ieškos vektoriumi) ir grąžina atitinkamą reikšmę iš antrojo eilutės ar stulpelio diapazono (vadinamo rezultato vektoriumi).
Vektoriaus LOOKUP sintaksė yra tokia:
- Ieškoma_reikšmė (lookup_value): Reikšmė, kurios ieškote.
- Ieškos_vektorius (lookup_vector): Vienos eilutės arba vieno stulpelio diapazonas, kuriame ieškoma reikšmė.
- Rezultato_vektorius (result_vector): Vienos eilutės arba vieno stulpelio diapazonas, iš kurio grąžinama reikšmė. Šis diapazonas turi būti tokio paties dydžio kaip ieškos vektorius.
Svarbu atkreipti dėmesį, kad ieškos vektorius turi būti surūšiuotas didėjančia tvarka, nes kitaip LOOKUP gali grąžinti neteisingus rezultatus, ieškodama apytiksliai.
Masyvo LOOKUP (Array Lookup)
Masyvo LOOKUP ieško pirmosios eilutės arba pirmojo stulpelio visame masyve ir grąžina reikšmę iš paskutinės eilutės arba paskutinio stulpelio. Ši forma yra mažiau lanksti, nes automatiškai grąžina reikšmę iš paskutinės eilutės/stulpelio, o ne iš konkrečiai nurodyto.
Masyvo LOOKUP sintaksė yra tokia:
- Ieškoma_reikšmė (lookup_value): Reikšmė, kurios ieškote.
- Masyvas (array): Duomenų diapazonas, kuriame ieškoma. Funkcija ieškos pirmoje masyvo eilutėje arba stulpelyje ir grąžins reikšmę iš paskutinės eilutės arba stulpelio.
Kaip ir vektoriaus LOOKUP atveju, masyvo pirmasis stulpelis ar eilutė turi būti surūšiuoti didėjančia tvarka.
Esminiai VLOOKUP ir LOOKUP skirtumai
Nors abi funkcijos padeda rasti duomenis, jų veikimo logika ir panaudojimo scenarijai skiriasi. Žemiau pateikiama palyginamoji lentelė, padėsianti geriau suprasti pagrindinius skirtumus.
| Savybė | VLOOKUP | LOOKUP (Vektoriaus forma) |
|---|---|---|
| Paieškos kryptis | Tik vertikali (stulpeliuose) | Vertikali arba horizontali (stulpeliuose/eilutėse) |
| Ieškomos reikšmės pozicija | Pirmas (kairiausias) nurodyto diapazono stulpelis | Bet kuris nurodytas stulpelis arba eilutė |
| Grąžinamos reikšmės pozicija | Bet kuris stulpelis, esantis dešiniau nuo ieškomos reikšmės stulpelio | Bet kuris stulpelis arba eilutė (turi būti to paties dydžio kaip ieškos vektorius) |
| Tiksli/Apytikslė paieška | Galima pasirinkti (FALSE – tiksli, TRUE – apytikslė) | Tik apytikslė (ieškos vektorius turi būti surūšiuotas) |
| Reikalavimas rūšiuoti | Nebūtina (jei naudojama tiksli paieška) | Būtina (ieškos vektorius turi būti surūšiuotas didėjančia tvarka) |
| Klaidų apdorojimas | Grąžina #N/A, jei reikšmė nerasta (tikslioje paieškoje) | Gali grąžinti neteisingas reikšmes, jei ieškos vektorius nesurūšiuotas arba reikšmė nerasta |
Kaip matyti iš lentelės, VLOOKUP yra labiau struktūrizuota ir paprastesnė naudoti, kai ieškoma vertikaliame stulpelyje ir norima grąžinti reikšmę iš dešiniau esančio stulpelio. Tuo tarpu LOOKUP siūlo daugiau lankstumo, leidžiant ieškoti tiek stulpeliuose, tiek eilutėse, tačiau reikalauja, kad ieškos vektorius būtų surūšiuotas ir daugeliu atvejų atlieka tik apytikslę paiešką.
Kada kurią funkciją rinktis?
Pasirinkimas tarp VLOOKUP ir LOOKUP priklauso nuo jūsų duomenų struktūros ir paieškos poreikių. Abi funkcijos turi savo niuansų ir tinkamiausių panaudojimo scenarijų.
VLOOKUP privalumai ir kada ją naudoti:
Privalumai:
- Tiksli paieška: Galimybė nurodyti tikslią paiešką (FALSE argumentas) užtikrina, kad bus grąžinta tiksli reikšmė arba klaida, jei jos nėra.
- Aiški sintaksė: Funkcijos argumentai yra aiškiai apibrėžti, todėl ją lengviau suprasti ir naudoti pradedantiesiems.
- Populiarumas: Kadangi VLOOKUP yra plačiai naudojama, dauguma „Excel“ vartotojų ją žino, todėl lengviau dalintis ir suprasti skaičiuokles.
Kada naudoti VLOOKUP:
- Kai ieškoma reikšmė yra kairiausiame duomenų lentelės stulpelyje.
- Kai reikia grąžinti reikšmę iš stulpelio, esančio dešiniau nuo ieškomos reikšmės stulpelio.
- Kai reikalinga tiksli reikšmės paieška.
- Dirbant su didelėmis, bet tvarkingai struktūrizuotomis duomenų lentelėmis, kur stulpelių tvarka yra pastovi.
Pavyzdžiui, jei turite prekių sąrašą, kurio pirmame stulpelyje yra prekės kodas, o dešiniau – prekės pavadinimas ir kaina, VLOOKUP puikiai tinka rasti prekės pavadinimą pagal kodą.
LOOKUP privalumai ir kada ją naudoti:
Privalumai:
- Lankstumas: Gali ieškoti tiek stulpeliuose, tiek eilutėse.
- Ieškomos reikšmės padėtis: Nereikalauja, kad ieškoma reikšmė būtų kairiausiame stulpelyje, kaip tai daro VLOOKUP.
- Paprastesnė sintaksė: Vektoriaus LOOKUP forma turi mažiau argumentų nei VLOOKUP, kai reikia apytikslės paieškos.
Kada naudoti LOOKUP:
- Kai ieškomos reikšmės nėra kairiausiame stulpelyje arba kai ieškoma horizontaliai eilutėje.
- Kai duomenys nėra idealiai tvarkingi arba kai reikia ieškoti apytiksliai (pvz., surasti artimiausią atitikmenį tam tikrame intervale).
- Kai ieškos vektorius yra surūšiuotas didėjančia tvarka.
- Senesnėse „Excel“ versijose, kur kitos paieškos funkcijos galbūt nebuvo prieinamos.
Pavyzdžiui, jei turite studentų balų sąrašą ir norite rasti, kokiai raidžių grupei priklauso konkretus balas, LOOKUP su apytikslės paieškos galimybe gali būti tinkamesnė, jei balų lentelė yra surūšiuota didėjančia tvarka.
Pabaigai
Apibendrinant, tiek VLOOKUP, tiek LOOKUP yra galingos „Excel“ funkcijos, skirtos duomenų paieškai. VLOOKUP yra specializuota vertikaliai paieškai, ypač tinkama tiksliai paieškai ir struktūrizuotoms lentelėms. LOOKUP, nors ir senesnė bei reikalaujanti surūšiuotų duomenų apytikslei paieškai, siūlo daugiau lankstumo ieškant tiek stulpeliuose, tiek eilutėse ir gali būti naudinga specifinėse situacijose, ypač kai ieškoma reikšmė nėra lentelės krašte. Šiuolaikinėse „Excel“ versijose atsirado ir kitų, dar lankstesnių funkcijų, tokių kaip XLOOKUP, kurios išsprendžia daugelį VLOOKUP ir LOOKUP apribojimų, tačiau suprasti šių dviejų pagrindinių funkcijų veikimą vis dar yra esminis įgūdis kiekvienam, dirbančiam su „Excel“.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Ar VLOOKUP gali ieškoti į kairę?
Ne, VLOOKUP negali ieškoti į kairę. Ji visada ieško pirmajame nurodyto diapazono stulpelyje ir grąžina reikšmę iš dešiniau esančių stulpelių. Norint ieškoti į kairę, reikėtų naudoti kitas funkcijas, pavyzdžiui, INDEX ir MATCH kombinaciją arba XLOOKUP (naujesnėse „Excel“ versijose).
Kada reikėtų naudoti tikslią paiešką (FALSE) su VLOOKUP?
Tikslią paiešką (nurodant FALSE argumentą) reikėtų naudoti visada, kai norite rasti tikslų atitikmenį. Pavyzdžiui, ieškant prekės kodo, darbuotojo ID ar konkretaus pavadinimo. Jei tikslaus atitikmens nėra, funkcija grąžins #N/A klaidą.
Ar LOOKUP visada atlieka apytikslę paiešką?
Taip, LOOKUP funkcija, ypač jos vektoriaus ir masyvo formos, iš esmės atlieka apytikslę paiešką. Tai reiškia, kad ji ieško didžiausios reikšmės, kuri yra mažesnė arba lygi ieškomai reikšmei. Dėl to ieškos diapazonas turi būti surūšiuotas didėjančia tvarka, kad būtų gauti teisingi rezultatai.
Kodėl kartais VLOOKUP grąžina #N/A?
VLOOKUP grąžina #N/A (Not Available) klaidą keliais atvejais: jei nurodyta ieškoma reikšmė nerandama pirmajame diapazono stulpelyje (naudojant tikslią paiešką), jei stulpelio indekso numeris yra mažesnis nei 1 arba didesnis už diapazono stulpelių skaičių, arba jei diapazonas yra neteisingai nurodytas. Patikrinkite šiuos parametrus, jei susiduriate su šia klaida.
Ar yra naujesnių funkcijų, pakeičiančių VLOOKUP ir LOOKUP?
Taip, naujesnėse „Excel“ versijose (nuo „Microsoft 365“) atsirado XLOOKUP funkcija, kuri yra daug lankstesnė ir galingesnė. Ji gali ieškoti į kairę, į dešinę, ieškoti tiek vertikaliai, tiek horizontaliai, leidžia nurodyti, ką daryti, jei reikšmė nerasta, ir nereikalauja nurodyti stulpelio indekso numerio, o tiesiog nurodomas grąžinamos reikšmės diapazonas. Tai yra rekomenduojama funkcija šiuolaikiniame „Excel“.
